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Un plan de livraison structuré sur 90 jours est essentiel pour les grosses commandes d'hôtels, notamment les produits d'hygiène, le linge de lit, les articles de consommation quotidienne, les boissons et l'équipement, car il permet de maintenir des niveaux de stock stables, réduit les coûts et garantit un fonctionnement fluide. Voici un cadre pratique, adaptable à la taille de l'établissement et à ses besoins en approvisionnement.
1. Objectifs du plan
Garantir la livraison à temps de toutes les grandes commandes.
Réduire les risques de rupture de stock ou d'excédent de stocks.
Optimiser la trésorerie et les délais de livraison des fournisseurs.
Assurer la coordination inter-services (Ménage, Restauration, Réception, Technique, Administration).
2. Principales étapes sur 90 jours
Phase A : 90 à 76 jours avant la livraison – Planification et prévision
Prévoir la demande sur 90 jours par service.
Consolider les listes de fournisseurs et sélectionner les fournisseurs préférés pour les grandes commandes.
Établir le budget et les processus d'approbation pour les commandes importantes.
Obtenir des devis avec des tarifs en gros, les conditions de livraison et les délais de livraison.
Rédiger un calendrier global de livraison avec les dates d'arrivée prévues.
Phase B : 75 à 61 jours avant la livraison – Approvisionnement et négociation
Négocier les conditions en gros, y compris les remises, les quantités minimales de commande, l'emballage et les règles de retour.
Confirmer les délais des articles couvrant la production, l'emballage, le transport et les formalités douanières pour les importations.
Évaluer l'espace de stockage, y compris la capacité, les outils de manutention et les contrôles de température.
Finaliser les contrats ou avenants avec les fournisseurs.
Élaborer des plans de secours pour les retards possibles tels que les jours fériés, la météo défavorable et les retards dans les ports.
Phase C : 60 à 31 jours avant la livraison – Commande et logistique
Passer les premières commandes importantes avec des délais de livraison confirmés.
Coordonner les horaires de livraison avec les départements pour éviter l'affluence grâce à des plannings échelonnés.
Établir des règles de réception et d'inspection concernant la qualité, la quantité et les références (SKUs).
Synchroniser avec les systèmes informatiques/ERP pour mettre à jour les listes de produits, les seuils de réapprovisionnement et les quantités minimales en stock.
Prévoir des solutions de secours, notamment des fournisseurs alternatifs ou des options d'expédition par air/chemin de fer.
Phase D : 30 à 7 jours avant la livraison – Vérifications finales et plans de secours
Reconfirmer toutes les commandes, quantités et adresses de livraison.
Surveiller les livraisons à venir et préparer les quais de chargement.
Communiquer les plannings aux équipes concernnées (entretien, restauration, technique, réception).
Préparez les tâches de back-office, notamment les calendriers de paiement, la clôture des bons de commande et l'appariement des factures.
Phase E : 0 à 14 jours avant la livraison – Préparation préalable à la livraison
Gérez les itinéraires et les quais afin de garantir la disponibilité des zones de déchargement.
Formez le personnel à la manipulation sécurisée des articles en vrac, y compris les matières dangereuses, les batteries et les produits chimiques.
Préparez les stocks avec les journaux des articles reçus, les listes de contrôle d'assurance qualité et les zones de quarantaine si nécessaire.
Organisez des substitutions de dernière minute pour les articles retardés par les fournisseurs.
3.Modèle de plan de livraison recommandé
Calendrier principal : Une chronologie de 90 jours avec des points de contrôle clés
Date prévue de finition
Date limite pour la soumission du devis du fournisseur
Dates d'émission des bons de commande
Créneaux horaires de livraison confirmés
Dates de réception et de contrôle qualité
Étapes de facturation et de paiement
Créneaux de livraison : 2 à 4 par semaine, alignés avec les départements
Exemple : Lundi matin – Tissus pour le ménage
Mardi après-midi – Boissons en vrac pour la restauration
Jeudi – Produits d'hygiène et papier pour les clients
Vendredi – Pièces techniques et fournitures d'entretien
Règles de réception et de contrôle qualité
Vérifier le nom du produit, la quantité SKU, le numéro de lot/série et la date d'expiration si applicable
Enregistrer la date de réception, l'état et les remarques concernant d'éventuels problèmes
Mettre en quarantaine les articles présentant des problèmes de texture ou d'emballage pour inspection avant de les stocker
Règles de réapprovisionnement des stocks
Définir les seuils de réapprovisionnement et les stocks de sécurité par article
Établir des niveaux minimum et maximum de stock
Mettre en place un système d'achat automatisé lorsque cela est possible
4.Rôles et responsabilités
Responsable des Achats
Mener les négociations avec les fournisseurs, gérer les conditions contractuelles et superviser les calendriers principaux
Responsable de la réception
Superviser les contrôles qualité des inspections entrantes et l'affectation des stocks.
Chefs de Département (Hébergement Restauration Réception Technique)
Fournir des prévisions de demande et vérifier les délais d'approvisionnement.
Finance / Comptabilité Fournisseurs
Gérer les approbations des commandes, la facturation et les paiements.
5.Articles pour Plan d'Achat en Gros
Entretien & Blanchisserie
Linge de maison, serviettes, couvertures, taies d'oreiller, oreillers
Détergents, adoucissants, javel, désinfectants
Sacs à linge, chariots, systèmes de rangement
Confort des invités et articles de toilette
Savon shampoing après-shampoing lotion stylos blocs-notes
Pantoufles mouchoirs brosses à dents kits de couture
Alimentation et boissons (en vrac)
Eau en bouteille café/thé sucre crémier
Condiments gobelets/assiettes jetables serviettes
Réserves de stock (non périssables)
Fournitures pour service alimentaire
Vaisselle couverts service nappes et linge de table
Approvisionnement bar (non périssables) agitateurs serviettes
Maintenance et exploitation
Ampoules, batteries, chargeurs, outils de nettoyage
Équipements de sécurité, trousses de premiers secours, EPI
Administration et autres articles
Fournitures de bureau, papier pour imprimante, toner
Emballages, fournitures d'expédition, palettes si nécessaire
6. Réduction des risques
Problèmes liés aux fournisseurs : prévoir au moins 2 fournisseurs qualifiés par article critique.
Changements de délais de livraison : ajouter un délai supplémentaire de 2 à 3 semaines pour les articles à haut risque.
Limites de stockage : prévoir un espace avec contrôle de température pour les produits périssables.
Problèmes de qualité : appliquer des contrôles de qualité stricts et des processus de retour clairs.
Dépassement du budget : bloquer les prix lorsque c'est possible et prévoir des fonds de secours.
7. Indicateurs de suivi
Pourcentage de livraisons à temps
Taux d'exactitude des réceptions (articles/quantités corrects)
Taux de rotation des stocks
Nombre de ruptures de stock par service
Économies réalisées par rapport aux périodes antérieures
Délai moyen entre la commande et la réception
8. Liste de démarrage rapide (prévision à 90 jours)
Préparer les prévisions de demande par service pour 90 jours
Sélectionnez les fournisseurs préférés et demandez des devis en gros
Créez des calendriers de livraison maîtres
Déterminez la capacité de stockage et les processus de réception
Obtenez les approbations initiales pour les grands ordres d'achat
Planifiez les créneaux de livraison et les intégrations au système informatique
Le partage d'informations telles que le nombre de pièces, les fournisseurs actuels, les catégories d'articles prioritaires et l'utilisation du système d'inventaire permet d'élaborer un plan personnalisé sur 90 jours, incluant des dates et des exemples d'ordres d'achat.