EN
Rancangan penghantaran 90 hari yang terancang dengan baik adalah penting untuk pembelian besar-besaran di hotel termasuk barangan keperluan harian seperti alat kelengkapan mandian kain permaidani minuman dan peralatan supaya tahap stok kekal stabil kos dapat dikurangkan dan operasi berjalan lancar. Berikut adalah rangka kerja praktikal yang boleh disesuaikan mengikut saiz hartanah dan keperluan pembelian.
1.Objektif Rancangan
Memastikan ketibaan semua pesanan besar tepat pada masanya.
Mengurangkan risiko kehabisan stok atau lebihan inventori.
Mengoptimumkan aliran tunai dan tempoh tempahan pembekal.
Memastikan koordinasi antara jabatan (Penjagaan Kemas F&B Meja Depan Kejuruteraan Pentadbiran).
2.Peringkat Utama Dalam 90 Hari
Fasa A: 90–76 Hari Sebelum Penghantaran – Perancangan & Peramalan
Meramalkan keperluan 90 hari mengikut jabatan masing-masing.
Konsolidasikan senarai pembekal dan pilih pembekal pilihan untuk pesanan besar.
Tetapkan bajet dan proses kelulusan untuk pesanan utama.
Dapatkan sebut harga dengan kadar pukal, terma penghantaran dan tempoh penghantaran.
Sediakan kalendar penghantaran utama dengan tarikh ketibaan yang dirancang.
Fasa B: 75–61 Hari Sebelum Penghantaran – Pembelian & Rundingan
Rundingkan terma pukal termasuk diskaun, jumlah pesanan minimum, pembungkusan dan peraturan pulangan.
Sahkan tempoh penghantaran item yang merangkumi pengeluaran, pembungkusan, penghantaran dan kastam untuk import.
Menilai ruang storan termasuk kapasiti, alat pengendalian dan kawalan suhu.
Memuktamadkan kontrak pembekal atau pindaan.
Membangunkan pelan simpanan bagi kelewatan yang berkemungkinan berlaku seperti cuti, cuaca buruk dan kelengahan di pelabuhan.
Fasa C: 60–31 Hari Sebelum Penghantaran – Tempahan & Logistik
Buat tempahan awal yang besar dengan jangka masa penghantaran yang telah disahkan.
Koordinasikan masa penghantaran dengan jabatan-jabatan untuk mengelakkan kepadatan melalui jadual yang bertingkat.
Tubuhkan peraturan penerimaan dan pemeriksaan untuk kualiti, kuantiti dan SKU.
Sejinkan dengan sistem IT/ERP untuk mengemaskini senarai produk, tahap tempahan semula dan jumlah stok minimum.
Sediakan cadangan termasuk pembekal alternatif atau opsyen penghantaran melalui udara/kereta api.
Fasa D: 30–7 Hari Sebelum Penghantaran – Semakan Akhir & Pelan Cadangan
Sahkan semula semua tempahan, kuantiti dan alamat penghantaran.
Pantau penghantaran akan datang dan sediakan dermaga muatan.
Sampaikan jadual kepada pasukan berkaitan (Pembersihan, Makanan & Minuman, Kejuruteraan, Kaunter Depan).
Menyediakan tugas-tugas pejabat belakang termasuk jadual pembayaran, penutupan pesanan pembelian dan penyesuaian invois.
Fasa E: 0–14 Hari Sebelum Penghantaran – Persediaan Pra-Penghantaran
Menguruskan laluan dan dermaga untuk memastikan kawasan melepaskan muatan tersedia.
Melatih staf dalam pengendalian selamat barangan pukal termasuk bahan berbahaya, bateri dan bahan kimia.
Menyediakan inventori dengan log item yang diterima, senarai semak jaminan kualiti dan kawasan kuarantin jika diperlukan.
Mengaturkan penggantian pada saat akhir bagi item yang tertunda daripada pembekal.
3. Template Pelan Penghantaran Yang Disyorkan
Kalendar Induk: Garis masa 90 hari dengan pemeriksaan utama
Tarikh siap ramalan
Tarikh akhir kutipan daripada pembekal
Tarikh penerbitan pesanan pembelian
Jadual penghantaran yang disahkan
Tarikh penerimaan dan semakan kualiti
Invois dan penanda aras pembayaran
Jadual Penghantaran: 2–4 kali seminggu mengikut jabatan
Contoh: Pagi Isnin – Fabrik kebersihan
Petang Selasa – Minuman pukal F&B
Khamis – Barangan keperluan tetamu dan produk kertas
Jumaat – Bahagian kejuruteraan dan kelengkapan penyelenggaraan
Peraturan Penerimaan & Semakan Kualiti
Semak nama produk kuantiti SKU nombor lot/kelompok dan tarikh luput jika berkaitan
Rekodkan tarikh penerimaan keadaan dan nota masalah
Letakkan sementara item yang mempunyai masalah tekstur atau pembungkusan untuk pemeriksaan sebelum disimpan
Peraturan Inventori Menyimpan Semula
Tetapkan titik pesanan semula dan stok keselamatan bagi setiap item
Tetapkan tahap stok minimum dan maksimum
Laksanakan pembelian automatik di mana yang berkaitan
4.Jawatan & Tanggungjawab
Pengurus Perolehan
Memimpin rundingan dengan pembekal mengendalikan terma kontrak dan menguruskan kalendar induk
Penyelia Penerimaan
Mengawasi semakan kualiti pemeriksaan masuk dan penugasan penyimpanan.
Ketua Jabatan (Penjagaan Kebersihan, Makanan & Minuman, Kaunter Depan, Kejuruteraan)
Menyediakan ramalan permintaan dan mengesahkan tempoh masa pesanan.
Kewangan / Akaun Belum Bayar
Mengurus kelulusan pesanan pembelian, invois dan pembayaran.
5.Barang untuk Rancangan Pembelian Borong
Penjagaan Kebersihan & Dobi
Perkakas katil, tuala, penutup katil, sarung bantal, bantal
Detergen, pelembut fabrik, peluntur, penyahjangkit
Beg pakaian, troli, sistem rak
Keselesaan & Kelengkapan Tetamu
Sabun syampu pelembut losyen pen buku nota
Kasut jepit tisu berus gigi set jahit set jahit
Makanan & Minuman (Borong)
Air mineral kopi/teh gula krim pekat
Bahan kelengkapan cawan/pinggan pakai buang serbet
Stok bilik barangan tidak mudah rosak
Kelengkapan Perkhidmatan Makanan & Minuman
Barangan kaca peralatan makan barangan perkhidmatan kain linen
Stok bar (barangan tidak mudah rosak) pengacau serbet
Penyelenggaraan & Operasi
Mentol lampu bateri pengecas bateri alat pembersih
Barangan keselamatan kotak pertolongan cemas PPE
Pentadbiran & Barangan Lain
Barangan pejabat kertas pencetak toner
Pembungkusan bekalan penghantaran palet jika diperlukan
6.Pengurangan Risiko
Isu pembekal: kekalkan sekurang-kurangnya 2 pembekal berkelayakan bagi setiap item kritikal.
Perubahan masa penghantaran: tambah penyangkut 2–3 minggu untuk item berisiko tinggi.
Had penyimpanan: pastikan ruang kawalan suhu untuk barangan mudah rosak.
Masalah kualiti: laksanakan semakan kualiti yang ketat dan proses pemulangan yang jelas.
Pembelajaan melebihi bajet: tetapkan harga semasa berkemungkinan dan sediakan dana simpanan.
7.Pemantauan Metrik
Peratus kelengahan pada masa
Kadar ketepatan penerimaan (item/kuantiti yang betul)
Kadar pusingan inventori
Bilangan kehabisan stok mengikut jabatan
Jumlah penjimatan berbanding tempoh lepas
Purata masa dari pesanan pembelian ke penerimaan
8.Senarai Permulaan Pantas (90 hari ke hadapan)
Menyediakan ramalan permintaan tahunan 90-hari mengikut jabatan
Memilih pembekal kegemaran dan meminta sebut harga secara pukal
Mencipta kalendar penghantaran induk
Menentukan kapasiti penyimpanan dan proses penerimaan
Mendapatkan kelulusan permulaan untuk pesanan pembelian besar
Merancang jadual masa penghantaran dan integrasi sistem belakang
Perkongsian maklumat seperti jumlah bilik, pembekal semasa, kategori item keutamaan dan penggunaan sistem inventori membolehkan penyesuaian kepada pelan 90-hari yang spesifik dengan tarikh dan contoh pesanan pembelian.